Bebankerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur. Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan . Fungsi Administrasi Kepegawaian A. Pengertian Analisis pekerjaan atau sering disebut analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan Job Description dan spesifikasi jabatan Job Specification. Deskripsi jabatan Job Description menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan Job Specification adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Menurut French 1986, analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. B. Tujuan analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar-standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing- masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan- kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan. Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi. Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja. D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner. Observasi. Wawancara. Catatan kerjalogbook. Kombinasi. Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. Sehinggamembutuhkan adanya kesungguh-sungguhan dalam menjalankan segala amanah terkait jabatan yang disandingkan kepada seseorang tersebut. Untuk itu, berikut beberapa jenis urutan posisi jabatan dalam perusahaan: Direksi. Direktur Utama. Bagian Keuangan. Direktur. Bagian Personalia. Manager. Bidang Personalia.
Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan AdministrasiSebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi, terlebih dahulu akan kita bahas mengenai organisasi kantor. Organisasi adalah sekumpulan orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dikatakan sekumpulan orang karena dalam sebuah oranisasi paling tidak terdiri dari dua orang atau lebih. Apabila kita lihat maka organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikutTerdiri dari sekelompok orang dua orang atau lebih Ada kerja sama Ada tujuan bersamaOrganisasi kantor adalah suatu wadah dimana sekelompok orang dua orang atau lebih yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama, sehingga mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan kantorPrinsip Organisasi KantorAda beberapa prinsip organisasi kantor agar organisasi kantor bisa berhasil dalam mencapai tujuan, diantaranya adalah Prinsip Perumusan TujuanPrinsip Pembagian KerjaPrinsip Pendelegasian Kekuasaan/WewenangRentang ManajemenTingkat PengawasanKesatuan Perintah dan Tanggung JawabKoordinasiTujuan OrganisasiSetiap organisasi memang harus memiliki tujuan yang jelas serta berbagai hal yang akan dilakukan. Hal tersebut tertuang dalam visi dan misi organisasi. Tujuan organisasi telah dibuat sejak awal organisasi didirikan, karena berkaitan dengan pembagian tugas serta bentuk kerja sama yang akan dilakukan oleh organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi adalah poin penting dalam mengoptimalakan sumber daya yang ada OrganisasiBentuk organisasi biasanya dibedakan menururt strukturnya untuk membedakan satu sama lain. Berikut beberapa bentuk organisasi yang biasa kita jumpai yaitu Organisasi garis dan staf. Dalam bentuk ini terdapat dua kelompok yaitu sati kelompok yang melaksanakan tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan dan kelompok lain yang menjalankan pekerjaan sesuai bidang keahliannya. Sehingga pembagian tugas menjadi lebih terarah dan bukan hanya berasal dari pemimpin tertinggi organisasiOrganisasi garis. Bentuk organisasi ini adalah bentuk organisai yang paling sederhana biasanya dengan jumlah anggota yang sedikit, yaitu pimpinan tertinggi dan anggota lainnya yang menjalankan pekerjaan sesuai pembagian yang diberikanOrganisasi fungsional. Bentuk organsasi ini pimpinan sudah membuat pembagian tugas kinerja, sehingga bawahan tinggal menerima perintah atasannya dan bisa jadi menerima beberapa perintah sekaligusOrganisasi komite atau panitia. Bentuk organisasi ini memberikan kekuasaan tertentu serta melakukan rundingan untuk memutuskan berbagai hal berkaitan dengan kegiatan organisasi mencapai tujuannyaJabatan dalam OrganisasiJabatan atau kalau dalam bahasa Inggris disebut dengan occupation merupakan kedudukan seorang karyawan atau pegawai dalam struktur organisasi yang memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jabatan yang biasanya terdapat dalam sebuah organisasi adalahKepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur KantorManajerialStaf atau Pembantu AhliKepala Personalia atau HRD Kepala Tata Usaha/Kepala AdministrasiTugas dalam organisasiDalam sebuah organisasi terdapat berbagai macam tugas yang dilakukan oleh personil kantor diantaranya adalahMemilah pos, surat, paket kiriman, telepon, pengetikan dokumen, surat menyurat secara offline maupun onlineMemesan persediaan alat tulis kantorMenyapa dan melayani klienMembuat agenda kantorMengentry data perusahaanMengelola buku harianPengertian Analisis JabatanApabila kita telaah, analisis jawabatan berasal dari dua kata yaitu analisis yang memiliki arti yaitu aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen atau unsur serta kemunkinan keterkaitan fungsinya dan jabatan yang memiliki arti sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Dari dua kata analisis dan jabatan tersebut dapat diartikan bahwa analisis jabatan merupakan aktifitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan pada sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Analisis Jabatan juga dapat diartikan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi secara lengkap dan benar tentang jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasiTujuan Analisis JabatanAnalisis jabatan memiliki tujuan yaitu agar dapat disusunnya uraian tentang jabatan secara lengkap dan akurat termasuk spesifikasi jabatan dan persyaratan yang harus di penuhi oleh calon pemegang jabatan. Analisis jabatan biasanya dilakukan dalam sebuah instansi atau perusahaan sebagai langkah awal dalam proses evaluasi Analisis JabatanSudah barang tentu sebuah instansi atau perusahaan melakukan analisis jabatan untuk mendapatkan berbagai manfaat. Manfaat analisis jabatan diantaranya adalahMemecahkan Sebuah Masalah Tentang KepegawaianPenempatan Posisi Tenaga KerjaSebagai Sarana Promosi JabatanPenambahan Sebuah OrganisasiLangkah-langkah menganalisis jabatanMengkaji organisasi secara menyeluruh termasuk kesesuaian tiap jabatanMenentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisisPemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisisMengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentuMenyiapkan uraian jabatanMenyiapkan spesifikasi jabatanMetode Mengumpulkan Informasi Analisis JabatanUntuk memperolah informasi analisis jabatan dapat dilakukan melalui berbagai cara. Metode yang biasanya digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan adalah Observasi, Wawancara, Angket. Mas Barmawi Staf pengajar di salah satu SMK di Yogyakarta, mengajar pada Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran untuk mata pelajaran Teknologi Perkantoran
Secaraetimologi jabatan berasal dari kata "jabat" yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan kedudukan yang menunjukan tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak seorang pegawai negeri sipil atau karyawan pada sebuah lembaga atau perusahaan. A. Macam Jenis Tipe

Jabatan dalam organisasi Sekumpulan pekerjaaan yang berisi tugas-tugas yang sama, berhubungan satu dengan yang lain dan pelaksanaannya membutuhkan kecakapan, pengetahuan, ketrampilan disebut dengan jabatan. Dalam organisasi biasanya terdapat jabatan dari yang tertinggi sampai yang terendah, biasa disebut dengan tingkatan jabatan. Tingkatan jabatan dalam kegiatan administrasi dapat dibedakan menjadi 4 empat yaitu Administrator Orang yang menentukan tujuan, kebijakan dan memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer Orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang-orang, mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Staf Ahli Orang yang memiliki keahlian dan kecakapan dalam bidan tertentu, yang bertugas sebagai pemikir dan penasehat untuk membantu administrator dan manajer dalam menjalankan tugasnya. Pegawai/karyawan Orang yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk menyeleenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. 2. Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Informasi-informasi tersebut diantaranya Apa yang dilakukan dalam jabatanApa wewenang dan tanggung jawabnyaMengapa pekerjaan tersebut harus dilakukanBagaimanan cara melakukannyaAlat dan bahan apa yang digunakan untuk melakukan pekerjaanBesarnya upah dan lamanya waktu bekerjaPendidikan, ketrampilan, dan sikap yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan Tahap-tahap Analisis Jabatan Tahap persiapan dan perencanaan Hal-hal yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah Penegasan struktur organisasiInventarisasi jabatan disetiap unit kerjaMenentukan metode yang digunakanMembentuk tim pelaksanaMaksud dan tujuan analisis jabatan Tahap Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data dilakukan dengan berbagai macam metode Metode observasi, mengamati langsung pelaksanaan wawancara, melakukan wawancara dengan pemegang jabatanMetode kuesioner, menyebar daftar pertanyaan yang harus diisi kepada pemegang studi referensi, mengkaji beberapa informasi terkait jabatan kombinasi, mengkombinasikan beberapa metode yang ada diatas. Tahap Pengolahan Data Setelah data diperoleh dari berbagai macam metode, kemudian data tersebut diolah. Kegiatan pengolahan data meliputi Menetukan faktor-faktor dari penilaian jabatanMenentukan bobot nilai dari setiap faktorMenganalisis data yang diperolehMenganalisis persyaratan jabatanMenyusun uraian jabatanMelakukan pola penilaian jabatanMempersiapkan rekomendasi bagi personalia 3. Uraian Tugas Paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan mengunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu disebut uraian tugas. Oleh karena itu, uraian tugas dibuat dengan langkah yang tepat untuk menciptakan kelancaran dalam bekerja. Informasi yang harus ada dalam uraian tugas meliputi Identifikasi pekerjaanHubungan tugas dan tanggung jawabStandar wewenang dan pekerjaanSyarat kerja diuraikan dengan jelasRingkasan pekerjaanPenjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya *****Selamat Belajar, Semoga Sukses*****

.
  • yyuc469p6a.pages.dev/491
  • yyuc469p6a.pages.dev/356
  • yyuc469p6a.pages.dev/673
  • yyuc469p6a.pages.dev/962
  • yyuc469p6a.pages.dev/265
  • yyuc469p6a.pages.dev/440
  • yyuc469p6a.pages.dev/802
  • yyuc469p6a.pages.dev/511
  • yyuc469p6a.pages.dev/833
  • yyuc469p6a.pages.dev/33
  • yyuc469p6a.pages.dev/881
  • yyuc469p6a.pages.dev/313
  • yyuc469p6a.pages.dev/532
  • yyuc469p6a.pages.dev/376
  • yyuc469p6a.pages.dev/783

    • pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi